WBG: Extended Term temporary - Administrative Assistant.

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Job #: req7202
Organisation: Banque mondiale
Secteur: Administration / Support Office
Qualité: ET3
Durée du mandat: 1 an 0 mois
Type de recrutement: Recrutement local
Lieu: Bujumbura, Burundi
Langue (s) requise (s): français et anglais
Langue (s) préférée (s):
Date de clôture: 20/05/2020 (MM / JJ / AAAA) à 23h59 UTC

Description du poste:

Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d'aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l'une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement; un partenariat mondial unique de cinq institutions vouées à l'élimination de l'extrême pauvreté, à l'augmentation de la prospérité partagée et à la promotion du développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d'informations, visitez www.worldbank.org

Ce poste nécessite que le titulaire possède une formation et une expérience connexes pour aider l'unité de gestion des ressources du bureau de pays du Burundi. Il / elle doit veiller à ce que les processus administratifs et les installations du bureau de pays se déroulent sans heurts, de manière continue et efficace et que les défaillances soient rapidement portées à l'attention du superviseur pour une résolution immédiate.

Le titulaire de ce poste travaille sous la direction du Chef de l'Unité de gestion des ressources sur les questions détaillées, en utilisant l'exactitude et l'attention aux détails afin d'atteindre l'objectif du bureau de pays pour le traitement rapide des transactions et des rapports. En outre, il / elle doit utiliser sa connaissance pratique des procédures quotidiennes de la Banque pour s’assurer que tous les programmes de travail énumérés sont exécutés de manière efficace, efficiente et en temps opportun, en travaillant au besoin avec d’autres membres de l’équipe ou d’autres unités de la Banque. On s'attend à ce que le titulaire accomplisse plusieurs tâches et répartisse intelligemment son temps et son énergie de manière appropriée afin de garantir qu'aucun domaine de ses affectations ne soit négligé ou ne reçoive pas une attention suffisante.

Rôles et responsabilité: -

Le Bureau de Pays du Burundi est à la recherche d'un Assistant Temporaire Temporaire - Administratif. L'adjoint(e) administrative sera responsable de:

Traitement des transactions et documentation:

Assurer un soutien adéquat à l'unité de gestion des ressources dans l'exécution de tâches telles que:

Enregistrement précis des transactions dans epayables / SAP
Numérisation, envoi et suivi des factures à payer à Chennai
Garder une trace appropriée des biens et services commandés et assurer un suivi approprié avec les fournisseurs pour soumettre leurs factures pour un traitement des paiements en temps opportun
Aider à la préparation de rapports réguliers: par exemple, les rapports mensuels des états de rapprochement bancaire, le rapport d'évaluation des risques des contrôles internes pour le bureau de pays, le tableau de bord pour le bureau de pays, les examens d'assurance qualité et tout rapport ad hoc sur demande
Responsable de l'organisation, du classement et de la récupération des documents de paiement pour référence et / ou action par l'Unité de gestion des ressources Effectuer le classement approprié des documents administratifs tels que les contrats des entrepreneurs et autres correspondances pertinentes pour les enregistrements de l'Unité de gestion des ressources Préparer les déclarations de TVA à soumettre à l'Office des recettes du Burundi -OBR sur une base mensuelle Suivez de près le remboursement des demandes de TVA soumises et informez l'équipe de gestion des ressources pour d'autres actions si le remboursement n'a pas eu lieu dans la période standard.Créez des bons de commande dans le portail d'administration selon les procédures établies.

Gestion de la trésorerie du bureau:

Rédiger et libérer les chèques et les ordres de virement Sauvegarde pour maintenir la petite caisse Suivi auprès des voyageurs pour soumettre leur état des dépenses après leur mission et s'assurer qu'ils ont déposé tout solde restant sur notre compte bancaire conformément à la politique de voyage

Achats administratifs et gestion des fournitures de bureau / papeterie

Fournir un soutien au comité des achats dans les achats quotidiens si nécessaire Aider à enregistrer les fournisseurs et à mettre à jour la base de données selon les besoins S'assurer que les contrats des prestataires de services sont valides et à jour Assurer le réapprovisionnement en temps opportun des consommables / fournitures de bureau, surveiller leur utilisation, effectuer des contrôles périodiques pour assurer l'adéquation des stocks et produire un rapport sur les stocks. Fournir au personnel des articles de papeterie au besoin

Gestion des installations

Servir de premier contact pour toutes les demandes liées aux installations. La partie importante du travail quotidien consiste à s'assurer que toutes les installations fonctionnent correctement.Assurez-vous que tous les problèmes liés aux installations sont résolus rapidement et effectuez un suivi auprès des entrepreneurs lorsqu'une solution immédiate n'est pas possible ou en cas de force majeure pour trouver rapidement solutions viables.Assurez-vous que les employés des sous-traitants chargés de la sécurité, du nettoyage, du jardinage, de la collecte des ordures, des services d'entretien et d'autres services travaillent conformément au contrat respectif. Vérification des stocks d'actifs, étiquetage des actifs et suivi des mouvements d'actifs au sein du bureau.Veiller à ce que les actifs et les stocks de la Banque soient correctement enregistrés, inventoriés annuellement, rapprochés contre SAP et correctement protégés.Assister l'unité de gestion des ressources pour la cession des excédents et des actifs obsolètes réservoir de générateurs de bureau et assurer le ravitaillement en carburant en temps opportun

Gestion de flotte:

Dépositaire des cartes à puce de carburant des véhicules Bureau de carburant et véhicules loués qui prennent en charge diverses missions Rapprocher les coupons de carburant et le rapport du vendeur et préparer le rapport de consommation de carburant des véhicules S'assurer que toutes les factures pour l'entretien et la réparation des véhicules (lavage des véhicules, entretien périodique, chargement des cartes de carburant, etc.) sont soumises et traité pour paiement

Autres fonctions:

Faire un suivi auprès du ministère des Affaires étrangères et / ou des autorités de l'immigration sur les demandes d'exemption fiscale et de visa introduites et informer le superviseur en cas de retard ou de tout autre problème.

Les critères de sélection

Un minimum d'un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine similaire et au moins 3 ans d'expérience pertinente.Une solide expérience préalable avec une organisation internationale multilatérale / bilatérale / grande est souhaitée.Compétence informatique: connaissance pratique de Microsoft Word, Excel et d'un logiciel de comptabilité est un avantage supplémentaire

Compétences:

Répond aux demandes des clients en temps opportun:

Démontre une attitude positive et une réactivité aux demandes des clients Comprend le rôle du département et de l'organisation dans son ensemble Peut exécuter les tâches et répondre aux demandes de manière cohérente et en temps opportun

Agit en coopération:

Travaille en collaboration et affiche une attitude ouverte et utile envers les autres Approche les conflits comme des problèmes communs à résoudre Valorise l'importance des opinions des autres Est conscient de l'impact du travail sur le GBM plus large

Montre une attitude positive et constructive:

Manifeste de l'intérêt et aide à résoudre les problèmes de routine. Considère son propre comportement dans le contexte des valeurs et de la mission du GBM.

Recherche des opportunités de croissance et de développement de ses propres capacités:

Montre de l'intérêt pour les connaissances, l'apprentissage et l'amélioration de ses propres compétences Interagit positivement avec les autres pour l'échange d'informations et d'idées Reçoit et intègre les commentaires des autres

Prend des décisions appropriées à la portée du travail:

Cherche l'aide et les conseils des autres, le cas échéant, utilise son propre jugement pour prendre des décisions opportunes et judicieuses

Les compétences de base du WBG: https://bit.ly/2kbIA7O

La pauvreté n'a pas de frontières, ni l'excellence. Nous réussissons en raison de nos différences et nous recherchons continuellement des personnes qualifiées avec des antécédents divers du monde entier.